PRIVACYBELEID 2020

Wij zijn KEEP HANDS CLEAN (KHC) – dé specialist op het gebied van reinigingsstations. We streven een veilige werk- en leefomgeving na. We bedienen onder meer horecazaken, winkels, kantoren en sportclubs met ons mobiele reinigingsstation ‘KEEP HANDS CLEAN’. Schone handen hebben én houden op iedere locatie – dat is onze missie.

Natuurlijk willen we dat jouw (persoons)gegevens alleen gebruikt worden waarvoor ze gebruikt moeten worden. Wanneer jouw organisatie via onze website keephandsclean.nl (de ‘Website’) een abonnement afneemt, als gast een order plaatst of contact met ons zoekt verwerken wij persoonsgegevens (de ‘gegevens’)

In al deze gevallen passen we vanzelfsprekend goed op de gegevens die je met ons deelt.

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN JOUW GEGEVENS?

De verantwoordelijke voor alle hieronder genoemde verwerkingen van persoonsgegevens is de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Keep Hands Clean BV, gevestigd te (3336 LG) Zwijndrecht aan de Merwedeweg 11 (KVK 78045355).

In dit privacybeleid zullen wij uitleggen hoe wij jouw persoonsgegevens (veilig) verwerken.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELT KHC?

WEBSITEBEZOEKEN

Wij verwerken jouw gegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van onze Website en om onze Website zo goed mogelijk te laten functioneren. Ook kan je je op de Website aanmelden voor onze nieuwsbrief en onze contactgegevens vinden om ons te bellen of te e-mailen.

KHC kan de hiernavolgende gegevens van websitebezoekers verzamelen wanneer je nog geen klant bent van KHC. Dit is even afhankelijk van de vraag of jij je wel of niet op onze nieuwsbrief abonneert.

  • Het e-mailadres;
  • naam en achternaam;
  • de organisatie waar je voor werkt;
  • IP-adres van uw mobiele apparaat of uw computer.

KHC verwerkt alleen jouw Persoonsgegevens wanneer er een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang bestaat van KHC om haar Website te verbeteren. Jouw IP-adres is nodig om onze Website goed te laten werken (het nummer –minus de laatste 3 cijfers- van jouw device dat het mogelijk maakt deze te herkennen), het type browser (het computerprogramma om internetpagina’s mee te kunnen bekijken), het besturingssysteem dat jij gebruikt en de pagina’s die je op onze Website bezoekt.

De juridische grondslag hiervoor is het uitvoeren van een overeenkomst met jou of jouw toestemming tot het ontvangen van een nieuwsbrief. KHC overweegt vanzelfsprekend af of daarmee geen onevenredige inbreuk wordt gemaakt op jouw privacy.

COOKIES

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken om de gebruiksvriendelijkheid van onze Website te verhogen. De juridische grondslag voor het gebruik van persoonsgegevens die door middel van cookies en vergelijkbare technieken wordt verkregen, is jouw toestemming (met uitzondering van functionele cookies en cookies met geringe gevolgen voor jouw privacy).

In onze www.keephandsclean.nl/cookies kun je meer lezen over welke cookies er voor welke doeleinden en door welke partijen worden geplaatst. Je kan je toestemming altijd weer intrekken.

AANKOPEN EN ABONNEMENTSVORMEN

Wanneer op onze Website aankopen plaatsvinden van de KEEP HANDS CLEAN reinigingsstations en toebehoren, loopt dit via onze payment serviceprovider Adyen NV.

Je kan bij ons op verschillende manieren betalen en welke gegevens worden verwerkt is afhankelijk van de gekozen betaaldienst.

BIJ EEN AANKOOP ALS GAST

Een gast registreert zich niet als Abonnee en er zullen dan in beperktere mate gegevens verwerkt worden (de ‘Gast’). Het doel van het verwerken van deze gegevens is het mogelijk maken van een door u gekozen betaling. Dit omvat gegevens zoals bijvoorbeeld:

  • e-mailadres;
  • naam en achternaam;
  • de organisatie waar je voor werkt;
  • factuur- en bezorgadres (ook na herstel);
  • bezorgmethode;
  • telefoonnummer;
  • gegevens die verband houden met uw betaalwijze zoals het soort kaart waarmee u betaalt, een deel van het kaartnummer en de vervaldatum;
  • betaalwijze;
  • locatie en tijd;
  • land van herkomst van de creditcard/pinpas;
  • bij een online betaling het IP-adres van uw mobiele apparaat of uw computer.

De juridische grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met jouw organisatie. We kunnen jouw gegevens ook gebruiken voor analyse- en optimalisatiedoeleinden. De juridische grondslag hiervoor is een gerechtvaardigd belang van KHC om te begrijpen hoe klanten onze diensten gebruiken teneinde deze te kunnen verbeteren en optimaliseren.

Wanneer je een aankoop doet verklaar je dat je bevoegd bent de betreffende organisatie te vertegenwoordigen.

BIJ EEN REGISTRATIE EN AANKOOP ALS ABONNEE

Bij KHC kun je ook een abonnement afsluiten voor je aankopen (het ‘Abonnement’). Het abonnement heeft tot doel dat jij tegen een abonnementstarief en op afgesproken moment aankopen geleverd zullen krijgen.

Als abonnee van KHC (de ‘Abonnee’) heb je toegang tot een eigen account, waarmee je de abonnementsvorm en online aankoophistorie kan terugvinden. Aansluiten als Abonnee is vrijwillig en kosteloos. Natuurlijk staat het je vrij om niet als Abonnee maar als Gast aankopen te doen op onze Website.

Het doel van het verwerken van deze gegevens is het mogelijk maken van een door jou gekozen betaling en aanmelden voor een Abonnement. Dit omvat gegevens zoals bijvoorbeeld:

  • e-mailadres;
  • naam en achternaam;
  • de organisatie waar je voor werkt;
  • factuur- en bezorgadres (ook na herstel);
  • bezorgmethode;
  • telefoonnummer;
  • gegevens die verband houden met uw betaalwijze zoals het soort kaart waarmee u betaalt, een deel van het kaartnummer en de vervaldatum;
  • betaalwijze;
  • locatie en tijd;
  • land van herkomst van de creditcard/pinpas;
  • bij een online betaling het IP-adres van uw mobiele apparaat of uw computer.

De grondslag voor het verwerken van jouw gegevens in het kader van het Abonnement is het uitvoeren van de overeenkomst met jou, namelijk de aanmelding voor het Abonnement en de uitvoering daarvan.

We kunnen jouw gegevens ook gebruiken voor analyse- en optimalisatiedoeleinden. De juridische grondslag hiervoor is een gerechtvaardigd belang van KHC om te begrijpen hoe klanten onze diensten gebruiken teneinde deze te kunnen verbeteren en optimaliseren.

Wanneer jij je aanmeldt voor het Abonnement verklaar je dat je bevoegd bent de betreffende organisatie te vertegenwoordigen.

3. HOE LANG BEWAART KHC JOUW GEGEVENS?

KHC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. KHC hanteert verschillende bewaartermijnen, afhankelijk van het doel en de categorie gegevens zoals hieronder genoemd, tenzij wij op grond van een wettelijke verplichting bepaalde gegevens langer dienen te bewaren.

BIJ EEN AANKOOP ALS GAST

Wanneer jij een aankoop doet als Gast (dus zonder in te loggen), hanteren wij een bewaartermijn van maximaal twaalf (12) maanden na aankoop om eventuele serviceverzoeken nog te kunnen behandelen.

BIJ EEN REGISTRATIE EN AANKOOP ALS ABONNNEE

De zichtbare gegevens die zijn opgeslagen in jouw eigen account worden in de regel voor de duur van het Abonnement bewaard. Wanneer je twaalf (12) maanden geen gebruik hebt gemaakt van je account of aankopen hebt afgenomen, zullen wij je vragen of je een account wilt blijven bezitten. Wanneer je niet aangeeft dat te willen, verwijderen we je account. De wettelijke bewaartermijnen zullen we natuurlijk wel in acht blijven houden en kan ertoe leiden dat gegevens toch langer bewaard worden door ons.

COOKIES

KHC bedient zich van cookies voor een levensduur van maximaal zes (6) maanden. Gegevens verzameld door middel van cookies, zoals informatie over jouw internetgebruik, worden ook maximaal zes (6) maanden bewaard.

KLANTENSERVICE

Wanneer jij contact opneemt met de klantenservice van KHC via info@keephandsclean.nl worden jouw gegevens door ons maximaal twaalf (12) maanden na de afhandeling bewaard.

REPARATIE

Wanneer je het reinigingsstation KEEP HANDS CLEAN of toebehoren wenst te laten repareren, bewaren we jouw melding met bijbehorende contactgegevens 7 jaar. Daarna gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages. NIEUWSBRIEF

Wanneer jij je inschrijft voor onze nieuwsbrief of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we met jouw toestemming jouw aanmeldgegevens 5 jaar. Ook als je op een gegeven moment beslist dat je de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van je verzoek.

De mails die je van ons ontvangt, bewaren we niet langer dan twee (2) maanden. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je vaker dezelfde mail van ons krijgt. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.

WINACTIES

Gegevens over winacties waar jij aan mee hebt gedaan bewaren wij maximaal zes (6) maanden.

FISCALE BEWAARTERMIJN

De belastingdienst verplicht ons onze administratie met jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren. Daarna gebruiken we alleen anonieme gegevens voor interne rapportages. Je moet zelf ook de facturen van je aankopen goed bewaren, voor wanneer bijvoorbeeld je garantie verloopt.

FRAUDE EN MISBRUIK

In het geval van (een verdenking van) fraude zijn wij ertoe gehouden jouw gegevens langer te bewaren. Omdat dit deels afhankelijk zal zijn van een onderzoek door autoriteiten en verwerking van een aangifte bewaren we dan jouw gegevens zolang als dat nodig is voor het onderzoek.

4. AAN WIE VERSTREKT KHC JOUW GEGEVENS?

Wanneer dit nodig is schakelt KHC derden in om gegevens van jou te verwerken. Dat zal altijd in lijn zijn met dit privacybeleid. Deze derden bepalen niet het doel en de middelen voor de verwerking en zullen als verwerker (de ‘Verwerker’) worden gezien in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’). Denk aan bezorgpartners, zoals DHL, UPS en PostNL, leveranciers of reparateurs, productondersteuning, betaalpartners, handelsinformatiebureaus, IT-dienstverleners en derden die onze reviews verwerken.

Je wilt bij je aankoop natuurlijk van A tot Z ontzorgd worden en juist daarom verstrekken we deze informatie aan derden. KHC draagt er zorg voor – en maakt goede afspraken met deze derden – ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Zo sluit KHC met iedere Verwerker een zogeheten Verwerkersovereenkomst waarin de afspraken duidelijk worden vastgelegd. Hierin komt KHC ook contractueel overeen dat deze derden enkel in opdracht van KHC jouw (noodzakelijk te verwerken) gegevens verwerken.

Aanvullend verstrekken we ook waar nodig jouw gegevens aan derden wanneer dit nodig is voor de uitvoering en nakoming van een met jou gesloten overeenkomst, bijvoorbeeld een incassobureau, advocaat of een deurwaarder (we hopen natuurlijk dat dit niet nodig is).

Verder kan KHC diensten aanbieden in samenwerking met derden. Denk hierbij aan het bezorgen van jouw aankopen in lijn met jouw keuze van bezorging. De bezorgdienst is als zelfstandig verantwoordelijke partij betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met jou.

Voor meer informatie over verwerkingen van gegevens door de betreffende bezorgdienst kun je natuurlijk het privacybeleid op de website van bijvoorbeeld PostNL, DHL of UPS bekijken. Ook andere derden kunnen betrokken zijn bij het uitvoeren van een overeenkomst met jou als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke met KHC. Je wordt daarover dan bericht op het moment dat je gebruik maakt van een dergelijke dienst.

Voor het overige verstrekt de KHC alleen gegevens aan derden met jouw uitdrukkelijke toestemming of indien KHC daartoe verplicht is op grond van wet- en regelgeving. Een voorbeeld daarvan is als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval KHC dat noodzakelijk acht ter bescherming van haar eigen belangen en/of belangen van derden.

5. KOMEN JOUW GEGEVENS IN ANDERE LANDEN TERECHT?

KHC kan derden inschakelen in lijn met dit privacybeleid. Deze derden kunnen buiten Nederland gevestigd zijn, bijvoorbeeld wanneer jouw aankoop in het buitenland moet worden bezorgd. Derden kunnen ook gebruik maken van buitenlandse servers. Dit kan leiden tot een lager beschermingsniveau van jouw gegevens in het buitenland.

Natuurlijk willen we jouw gegevens dus zo goed mogelijk beschermen, ook als andere partijen jouw gegevens nodig hebben. Om dat te waarborgen, verstrekt KHC enkel gegevens in overeenstemming met de regels van het doorgeven van gegevens naar andere landen, voornamelijk buiten de Europese Unie, wanneer een afdoende beschermingsniveau geldt (volgens de Europese Commissie). In beperkte gevallen kunnen gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy op een passende manier beschermd blijft. Voor een aantal landen is dit officieel bepaald. Sommige Amerikaanse partijen hebben zich geregistreerd onder het Privacy Shield dat voldoende bescherming biedt. Anders werkt KHC met officiële modelcontracten die speciaal zijn opgesteld om bescherming van jouw gegevens te waarborgen.

6. HOE BESCHERMT KHC JOUW GEGEVENS?

KHC doet er alles aan om jouw gegevens te beschermen. Daartoe heeft KHC passende technische en organisatorische maatregelen genomen tegen verlies of enige vorm van oneigenlijke verwerking.

We slaan je gegevens op in verschillende databases. Dat gebeurt bijna altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. KHC maakt gebruik van een firewall en heeft versleutelingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat onbevoegde derden toegang hebben tot gegevens.

Onze klantgegevens worden opgeslagen op locaties die zowel fysiek als technisch beveiligd zijn. Tevens wordt er gelogd wie toegang heeft gehad tot de gebruikersdata. Slechts een beperkte groep medewerkers heeft op basis van zijn of haar functieprofiel toegang tot de klantgegevens. De medewerkers die toegang hebben tot de gegevens worden vooraf getraind en geïnstrueerd hoe met deze gegevens om te gaan. Op hen rust tevens een geheimhoudingsplicht. Op gezette tijden worden er beveiligingschecks gedaan door externe specialisten om de veiligheid van gegevens te kunnen blijven waarborgen.

Als hieruit bepaalde inzichten voortvloeien die aandacht behoeven worden deze direct geadresseerd, verwerkt en voor jou uit de wereld geholpen.

7. WELKE RECHTEN HEB JIJ?

KHC vindt het belangrijk dat je weet waar je recht op hebt. Het zij jouw gegevens en daar moet jij zoveel mogelijk invloed en zicht op kunnen uitoefenen. Hieronder een overzicht van jouw rechten:

INZAGE EN CORRECTIE

Wanneer je behoefte hebt aan een overzicht welke gegevens KHC verwerkt, met welk doel en op basis van welke grondslag, helpen we je natuurlijk graag verder. Je doet dit door een e-mail te sturen aan privacy@keephandsclean.nl Datzelfde geldt wanneer je een verzoek wenst te doen gegevens te laten verwijderen, corrigeren of aanpassen. KHC reageert zo snel mogelijk, waarbij een uiterlijke reactie binnen vier (4) weken zal volgen.

BEZWAAR MAKEN

Het staat je vrij bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden. Je doet dit door het bezwaar te richten aan privacy@keephandsclean.nl.

VERWIJDERING OF BEPERKING OP VERWERKING

Wanneer je jouw gegevens of account wenst te laten verwijderen, kun je een verzoek richten aan privacy@keephandsclean.nl. Als KHC een wettelijke verplichting heeft bepaalde gegevens langer te bewaren word je daarover geïnformeerd. Dat geldt ook wanneer we nog aankopen van je moeten verwerken. Het staat je ook vrij om op voormeld e-mailadres een beperking op de verwerking te verzoeken, bijvoorbeeld omdat onjuiste gegevens verwerkt worden.

GEGEVENSOVERDRAAGBAARHEID

Je hebt het recht om jouw gegevens op te vragen in een gangbare en eenvoudig te lezen vorm om deze op te slaan voor persoonlijk (her)gebruik. Ook heb je het recht om KHC te verzoeken jouw gegevens over te dragen aan een andere organisatie. Je kan hierom verzoeken door een e-mail te sturen naar privacy@keephandsclean.nl.

INTREKKEN TOESTEMMING

Verwerken we gegevens omdat jij daarmee hebt toegestemd, dan kan dat omgekeerd ook weer snel ongedaan worden gemaakt. Jij bent de baas over deze gegevens. Stuur ons een bericht naar privacy@keephandsclean.nlen KHC reageert zo snel mogelijk, waarbij een uiterlijke reactie binnen vier (4) weken zal volgen.

8. KAN KHC HET PRIVACYBELEID WIJZIGEN?

Wij kunnen dit Privacybeleid wijzigen wanneer dat nodig is. Denk hierbij vooral aan de komst van nieuwe regels of nieuwe inzichten (bijvoorbeeld van de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens).

Wij zullen hierover berichten op onze Website en we adviseren dat zo nu en dan te controleren.

9. HEB JE EEN KLACHT?

Als we iets niet goed doen in jouw ogen, horen we dat ook graag. Opbouwende kritiek is altijd waardevol voor ons. Stuur ons dan gerust een e-mail: info@keephandsclean.nl

Wanneer je ontevreden bent over hoe wij met jouw gegevens omspringen, kun je ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. HEB JE EEN VRAAG AAN KHC?

Heb je een vraag aan ons, schroom niet die aan ons te stellen. We denken graag met je mee en willen onze diensten altijd verbeteren, daar profiteren we allemaal van.

Stuur ons gerust een mail: info@keephandsclean.nl

Wanneer je ontevreden bent over hoe wij met jouw gegevens omspringen, kun je ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.